Důvěřuj, ale prověřuj, aneb i účetní může dělat chyby
Klient provozuje 2 s.r.o., které jsou vzájemně provázané, spolupracují. K tomuto má vlastní účetní, která účtuje obě firmy.
V době, kdy byl objednán insider, neměl klient dobrý přehled o účtování, reportingy byly neúplné nebo poskytovaly nepřesné a zavádějící informace.
Úkolem insidera bylo zjistit pravý stav věcí, tedy zda je účtováno dobře a nastavit reporting tak, aby klient měl přesné informace o svém provozu.
Insider shlédl aktuální reportingy a následně se s dotazy na provoz a reporting obrátil na účetní společnosti. Ta zprvu reagovala pozitivně a díky tomu se našlo a následně odstranilo několik zbytečných provozních operací, které paní účetní jen komplikovaly její práci. Následně pak došlo na reportingy a další chybové věci a paní účetní začala být v defenzivě, neboť sama začala cítit, že zde probíhají vadné procesy. Bylo zřejmé, že prozatím, přímá intervence není možná.
Insider tedy vstoupil samostatně přímo do účetního programu a začal hledat. Postupem času bylo nalezeno mnoho vadných procesů a bylo navrženo jejich odstranění. Bohužel paní účetní se už totálně zablokovala a odmítala se posunout dál. Zaujala pozici "já přece účtuju už tolik let, tak mi teď nikdo nebude říkat co mám dělat". Na tomto postoji si trvala i po té co dostala názor daňového poradce
s přesnými podklady.
Definitivním řešením bylo náhrada účetní, zavedení nových postupů a do budoucna zavedení standardních kontrolních mechanismů.
Identifikované vady:
- vadně reportované výstupy
- špatně používané rozvahové účty
- všeobecný chaos, tedy neschopnost dohledat poptávané věci
- všeobecný přehled (účetní, která účtuje 2 firmy a nemá o jejich chodu přehled)
- vadně účtované náklady (např. vozidlo v ceně 2,5mil bylo účtováno jako jednorázový náklad)
Ve většině firem je účetní ten kdo je nejvíce v obraze a vede k legislativnímu pořádku a plnění všeho povinného. Čas od času se bohužel ukáže, že i zde je potřeba být ostražitý a občas je potřeba podívat se pod pokličku.
Závěrem můžeme jen konstatovat, že zde se nám plně prokázala myšlenka insidera - napřímo to někdy nejde, neboť se pak může stát, že kontrolovaný se začne projevovat značně defenzivně a dokonce může dojít k zablokování celého procesu. Tato zkušenost nám jasně potvrdila, že tajnou kontrolou se lze dobrat více informací a tyto informace jsou pak daleko přesnější.